Stell Dir vor, Du hast ein Backup – und es nützt Dir nichts!

Wir alle speichern zunehmend wichtige Daten nur noch in elektronischer Form. Für viele Unternehmen ist ein Arbeiten ohne Computer und Datenbanken kaum noch denkbar. Für manche kann die Nichtverfügbarkeit von Computern und Daten sogar die Existenz der Firma bedrohen. Und Computer sind Maschinen die alle, früher oder später, einfach aufhören zu funktionieren. Gut wer dann eine Datensicherung hat!

Daten weg, Backup hilft?

Die meisten Kunden habe ja inzwischen Backup! (Oder nicht? Dann bitte ganz schnell anrufen: 02164/4400 🙂 !). Manche haben noch Bandsicherungen, andere sichern über die Cloud, wieder andere ziehen einmal in der Woche alle Daten auf eine externe Festplatten oder auf einen  – eigentlich dafür völlig ungeeigneten – USB-Stick.

Viele wägen sich nun in Sicherheit. Bis genau zu dem Zeitpunkt wo der Ernstfall eintritt:

Die eigenen Daten sind weg! Keine Briefe, keine Tabellen, keine Mails, keine Bilder! Weg! Komplett!
Einige von Ihnen kenne vielleicht das Gefühlsbad in solchen Augenblicken: erst Verwunderung, dann Verärgerung, dann die Erkenntnis das irgendetwas nicht stimmt, in der Magengrube macht sich ein merkwürdiges Gefühl breit, Angst. Ich gebe zu, dass ich in solchen Augenblicken immer herzhaft fluche. Wer nun gar keine Datensicherung hatte, wird jetzt eher zur Verzweiflung neigen (Hilfe: Datenrettung). Wer ein Backup hat, wird nun eher zu vorsichtigem oder großem Optimismus neigen: „Wir haben doch eine Datensicherung!“.

 

 

Backup ist gut, Restore ist besser

Immer wieder erreichen mich aber Anfragen, bei denen das vorhandene Backup nicht oder nur teilweise hilft. Manchmal ist es ein Problem die Backup-Software – vor einigen Jahren gekauft und nie aktualisiert – dazu zu bewegen, die gespeicherten Daten wieder her zu stellen. Ein anderes Mal war das Band oder die externe Festplatte schon beschädigt und die Daten sind gar nicht mehr vollständig gespeichert worden. Oder, „Hurra, alle Daten sind da!“, nur die Softwarelizenzen von der teuren Warenwirtschaft – ach, die waren woanders gespeichert! Oder ganz krass: Ach die Datensicherung ist verschlüsselt? Wie war doch noch mal das Passwort?

Alle Beispiele stammen, leider, aus meiner beruflichen Praxis. Notfälle in denen ich als Berater und Admin gerufen werde. Oft ist dann eine sehr zeitaufwändige und damit kostspielige Wiederherstellung der Daten erforderlich.

 

 

„Backup interessiert mich nicht, mich interessiert nur das Restore!“

Dieser (zugegeben etwas provokativ) Satz kennt so mancher Kunde von mir und soll Ihr Augenmerk darauf lenken wie Sie genau Sie im Ernstfall die Daten wieder her stellen können. Nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit und beantworten Sie sich die folgenden Fragen:

  • Wie lange (Stunden, Tage) kann ich ohne meine Daten auskommen?
  • Ab wann wird die Situation womöglich existenziell?
  • Wie viel Daten dürfen maximal verloren gehen (Arbeit von 1 Std., von 1 Tag)?
  • Bin ich mir sicher, dass ich alle wichtigen Daten gesichert habe (Sicherungs-Inventar)?
  • Überprüfe ich die Funktion der Datensicherung regelmäßig?
  • Teste ich mindesten 1 mal im Jahr (Empfehlung: 4 x im Jahr)  ob die Wiederherstellung wirklich funktioniert?
  • Habe ich sichergestellt, dass im Notfall alles schnell und reibungslos wieder hergestellt werden kann (Ablaufplan)?

Wenn Sie sich diese Fragen beantworten, haben Sie die wichtigsten Punkte für Ihre Anforderungen an ein Backup-System geklärt. Überprüfen Sie nun, ob die von Ihnen definierten Anforderungen von Ihrer aktuellen Lösung erfüllt werden.

 

 

Was sollten Sie tun?

Wenn ja, prima! Sie gehören zu den wenigen kleinen Unternehmen, die dieses Thema im Griff haben! Wenn nein, haben Sie Handlungsbedarf! Sprechen Sie zunächst mit Ihrem IT-Dienstleister oder -Berater und klären Sie die wichtigen Punkte:

  • Erfüllt das Backup meine Anforderungen (Datenverlust, Wiederherstellungszeit)?
  • Wird das Backup regelmäßig geprüft (z. B. Logfiles oder tägl. EMail)?
  • Wird die Wiederherstellung regelmäßig getestet (z. B. im Rahmen der Wartung)?
  • Ist die Wiederherstellung hinreichend einfach und kann auch von einem techn. versierten Laien bedient werden?
  • Ist die Wiederherstellung ausreichend beschrieben und dokumentiert?

Wichtig ist, dass Sie die Dokumentation des IT-Dienstleisters noch ergänzen hinsichtlich der wichtigen Telefonnummern und für die Wiederherstellung benötigten Lizenzen und Passwörter. Fertig ist der Notfallplan. Klingt bürokratisch, ist aber im Idealfall mit einer DIN A 4 Seite erledigt! Und auch ein ISO 9001 Auditor freut sich immer über solche Dokumente! Aber das Wichtigste ist:

Sie können einem IT-Ausfall nun gelassen entgegen sehen. Sie wissen nun, dass Ihre Daten auch Ernstfall immer in angemessener Zeit wieder hergestellt werden können und haben damit Ihre Unternehmenswerte gesichert!